Corporate Credit Card: Solusi Efektif untuk Kontrol Pengeluaran dan Efisiensi Bisnis

Dalam era globalisasi yang semakin berkembang pesat, kebutuhan akan manajemen keuangan yang efisien menjadi salah satu prioritas utama bagi banyak perusahaan.

Salah satu tantangan yang sering dihadapi perusahaan adalah bagaimana mengelola pengeluaran bisnis yang dilakukan oleh karyawan, baik untuk keperluan operasional sehari-hari maupun perjalanan dinas.

Penggunaan corporate credit card menawarkan berbagai manfaat, termasuk kemudahan pencatatan keuangan, kontrol anggaran yang lebih baik, serta pengelolaan pengeluaran bisnis yang lebih efisien.

Sayangnya, menurut laporan dari pymnts.com (2023), hanya 28% dari UKM yang memiliki akses terhadap fasilitas ini. Lebih lanjut, sebanyak 25% dari UKM berharap dapat meningkatkan penggunaan corporate credit card di masa mendatang, namun berbagai tantangan, seperti akses yang terbatas dan proses administrasi yang rumit, menghalangi realisasi dari harapan tersebut.

Hal ini menunjukkan bahwa meskipun solusi seperti corporate credit card sangat diinginkan dan dibutuhkan oleh banyak bisnis, adopsinya masih belum merata.

Dalam artikel ini, kita akan membahas tentang apa itu kartu kredit perusahaan, manfaatnya bagi bisnis, risiko yang mungkin perlu dipertimbangkan, dan fitur corporate credit card yang harus ada.

Apa Itu Corporate Credit Card? Ini Sejumlah Fungsinya

Kartu kredit perusahaan, atau corporate credit card, adalah alat pembayaran yang diterbitkan oleh bank atau lembaga keuangan untuk kepentingan sebuah perusahaan, bukan individu. Kartu ini dirancang untuk membantu perusahaan dalam mengelola pengeluaran bisnisnya secara lebih efektif dan terorganisir.

Dengan menggunakan kartu kredit perusahaan, karyawan dapat melakukan pembelian atau pembayaran untuk keperluan bisnis tanpa harus menggunakan uang pribadi atau meminta dana terlebih dahulu dari perusahaan.

Corporate credit card bukan hanya alat pembayaran, tetapi juga sebuah sistem yang memungkinkan perusahaan untuk mencatat dan memantau pengeluaran secara langsung.

Setiap transaksi yang dilakukan menggunakan kartu kredit perusahaan akan tercatat secara otomatis, sehingga memudahkan tim keuangan dalam melakukan rekonsiliasi dan memantau penggunaan anggaran.

Fungsi dari corporate credit card ini digunakan untuk berbagai macam kebutuhan operasional bisnis, seperti:

Pembayaran Tagihan Bisnis: Membayar tagihan utilitas, layanan langganan, atau pengeluaran rutin perusahaan lainnya.
Pembelian Barang dan Jasa: Membeli peralatan kantor, perlengkapan, atau inventaris yang diperlukan untuk menunjang operasional.
Perjalanan Bisnis: Membayar tiket pesawat, hotel, dan biaya lainnya saat karyawan melakukan perjalanan dinas.
Pembayaran Vendor dan Klien: Mempermudah transaksi dengan pihak ketiga, seperti vendor atau pemasok barang dan jasa.

Manfaat Corporate Credit Card

Berikut adalah beberapa manfaat utama dari penggunaan kartu kredit perusahaan:

1. Mempermudah Pengelolaan Keuangan

Setiap transaksi yang dilakukan dengan kartu kredit perusahaan tercatat secara otomatis, sehingga memudahkan perusahaan dalam melacak pengeluaran dan mengelola anggaran.

Dengan pelacakan real-time, tim keuangan dapat dengan mudah memantau semua transaksi, membuat rekonsiliasi bulanan lebih cepat dan efisien.

2. Meningkatkan Efisiensi Transaksi Bisnis dan Mengurangi Beban Administrasi

Kartu kredit perusahaan memungkinkan perusahaan untuk melakukan transaksi bisnis dengan lebih cepat dan efisien.

Karyawan tidak perlu mengeluarkan uang pribadi atau melalui proses penggantian dana (reimbursement) yang memakan waktu.

Sebaliknya, tim divisi keuangan dapat menggunakan kartu kredit perusahaan untuk membayar vendor, tiket untuk perjalanan dinas, atau membeli barang dan jasa yang dibutuhkan oleh perusahaan.

Hal ini tidak hanya mempercepat proses transaksi, tetapi juga mengurangi beban administrasi yang terkait dengan penggantian dana.

Selain itu, kartu kredit perusahaan memberikan fleksibilitas dalam transaksi online dan offline, baik di dalam negeri maupun internasional, sehingga perusahaan dapat dengan mudah memenuhi kebutuhan operasional.

3. Laporan Pengeluaran Real-Time

Dengan fitur pelacakan real-time, perusahaan dapat memantau setiap transaksi yang dilakukan oleh karyawan secara langsung.

Laporan pengeluaran yang dihasilkan secara real-time memberikan perusahaan visibilitas yang lebih baik atas penggunaan anggaran, membantu mengidentifikasi pengeluaran yang tidak sesuai atau berlebihan sebelum menjadi masalah besar.

Laporan ini juga berguna untuk tujuan audit, karena setiap transaksi tercatat dengan baik, sehingga memudahkan perusahaan dalam mempersiapkan laporan keuangan yang akurat dan sesuai dengan regulasi.

4. Perlindungan Tambahan

Beberapa kartu kredit perusahaan menawarkan perlindungan tambahan seperti asuransi perjalanan, asuransi kecelakaan, dan perlindungan dari pencurian atau kehilangan kartu.

Perlindungan ini memberikan keamanan lebih bagi perusahaan dan karyawan dalam menjalankan operasional bisnis, serta mengurangi risiko kerugian finansial.

5. Limit Kredit Lebih Tinggi

Kartu kredit perusahaan umumnya memiliki limit kredit yang lebih tinggi dibandingkan kartu kredit pribadi.

Limit yang lebih tinggi memberikan fleksibilitas yang lebih besar bagi perusahaan untuk mengelola pengeluaran operasional dan proyek-proyek yang memerlukan dana besar.

6. Membangun Skor Kredit Bisnis

Penggunaan kartu kredit perusahaan yang tepat dapat membantu perusahaan membangun skor kredit yang baik.

Ketika perusahaan melakukan pembayaran tepat waktu dan mengelola kredit dengan cara yang baik, reputasi kredit perusahaan akan meningkat.

Skor kredit yang bagus sangat berguna untuk memfasilitasi pinjaman di masa depan, termasuk akses ke lini kredit yang lebih besar atau pendanaan dari lembaga keuangan.

7. Pengelolaan Vendor yang Lebih Mudah

Kartu kredit perusahaan juga memudahkan pengelolaan pembayaran vendor. Perusahaan dapat dengan mudah melakukan transaksi dan memastikan bahwa semua pembayaran tercatat secara digital.

Risiko Penggunaan Corporate Credit Card Dan Cara Mengatasinya

Meskipun kartu kredit perusahaan memberikan banyak manfaat bagi bisnis, penggunaan kartu ini juga memiliki beberapa risiko yang perlu diperhatikan oleh perusahaan.

Tanpa manajemen yang tepat, risiko-risiko ini dapat memengaruhi kesehatan keuangan perusahaan serta memicu penyalahgunaan atau masalah keuangan yang lebih besar.

Berikut adalah beberapa risiko utama yang terkait dengan penggunaan kartu kredit perusahaan:

1. Penyalahgunaan Kartu Kredit

Karena kartu ini biasanya diberikan kepada karyawan untuk keperluan operasional, ada kemungkinan bahwa kartu tersebut digunakan untuk pengeluaran pribadi yang tidak relevan dengan kebutuhan bisnis.

Karyawan yang tidak bertanggung jawab mungkin menggunakan kartu kredit perusahaan untuk membeli barang atau jasa yang tidak terkait dengan pekerjaannya.

Untuk mengurangi risiko ini, perusahaan perlu menerapkan kebijakan yang jelas tentang penggunaan kartu kredit perusahaan, serta sistem pengawasan dan pelacakan transaksi secara real-time.

Nah, oleh karenanya, perusahaan perlu melakukan rekonsiliasi transaksi secara berkala. Tim keuangan perlu segera menindaklanjuti setiap transaksi yang mencurigakan atau tidak dikenal untuk mencegah potensi kerugian yang lebih besar.

2. Ketergantungan pada Kartu Kredit

Meskipun kartu kredit perusahaan memberikan fleksibilitas dalam melakukan transaksi bisnis, ada risiko bahwa perusahaan menjadi terlalu bergantung pada kartu kredit.

Penggunaan berlebihan tanpa perencanaan anggaran yang jelas dapat mengakibatkan pengeluaran yang melebihi kapasitas keuangan perusahaan.

Perusahaan perlu memastikan bahwa penggunaan kartu kredit diatur dalam anggaran yang ketat sehingga mencegah terjadinya pengeluaran yang tidak terkontrol.

3. Reputasi Kredit

Kegagalan untuk membayar tagihan kartu kredit perusahaan secara tepat waktu dapat berdampak negatif pada reputasi kredit perusahaan.

Jika perusahaan sering kali terlambat dalam membayar tagihan atau hanya melakukan pembayaran minimum, hal ini dapat memengaruhi peringkat kredit perusahaan dan membuatnya lebih sulit untuk mendapatkan fasilitas pinjaman atau mendapatkan pendanaan lainnya.

Untuk menghindari masalah ini, perusahaan harus menerapkan manajemen kas yang baik dan memastikan bahwa pembayaran tagihan dilakukan tepat waktu.

Menggunakan sistem otomatis untuk mengingatkan jatuh tempo pembayaran atau menetapkan alokasi dana khusus untuk melunasi tagihan kartu kredit bisa membantu menjaga reputasi kredit perusahaan tetap baik.

4. Kebocoran Data dan Keamanan

Risiko lain yang perlu diperhatikan adalah kebocoran data. Dalam dunia digital saat ini, data keuangan sering kali menjadi target utama bagi peretas dan pihak tidak bertanggung jawab.

Jika informasi kartu kredit perusahaan bocor atau jatuh ke tangan yang salah, perusahaan dapat menghadapi masalah serius, termasuk penyalahgunaan data keuangan, pencurian identitas, atau transaksi yang tidak sah (illegal).

Untuk meminimalkan risiko ini, perusahaan harus memastikan bahwa mereka menggunakan penyedia kartu kredit yang memiliki sistem keamanan yang bagus.

Fitur Corporate Credit Card yang Seharusnya Ada

Memilih penyedia kartu kredit perusahaan yang tepat adalah langkah penting untuk memastikan bahwa perusahaan kamu mendapatkan manfaat maksimal dari layanan ini.

Dengan banyaknya pilihan penyedia corporate credit card, kamu perlu memastikan jika fitur CCC tersebut terdiri dari:

1. Visibilitas Real-Time

Fitur ini memberikan visibilitas real-time atas setiap transaksi yang dilakukan. Dengan fitur ini, credit card menawarkan sistem yang memungkinkan pencatatan otomatis dan pembaruan instan untuk setiap transaksi.

Dengan fitur ini, tim keuangan perusahaan kamu dapat melakukan kontrol penuh untuk memantau, mengecek, dan mengambil tindakan segera jika terdapat transaksi mencurigakan.

2. Aplikasi Mobile

Aplikasi mobile yang disediakan credit card dapat sangat membantu dalam memantau dan mengelola pengeluaran, terutama saat karyawan atau eksekutif sedang berada di luar kantor.

Dengan aplikasi mobile, karyawan dapat mengirimkan laporan pengeluaran dan pemberi persetujuan dapat meninjau permintaan kapan saja dan di mana saja.

3. Program Rewards dan Cashback

Program ini dapat sangat menguntungkan perusahaan, terutama dalam hal penghematan biaya. Misalnya, rewards dalam bentuk poin dapat digunakan untuk membiayai perjalanan bisnis kembali, sedangkan cashback bisa memberikan diskon saat melakukan pembayaran vendor di awal.

Program rewards ini dapat menjadi cara efektif untuk menghemat pengeluaran bisnis dan mendapatkan keuntungan tambahan dari setiap transaksi.

4. Lini Kredit Bebas Bunga

Tidak semua penyedia corporate credit card menawarkan lini kredit bebas bunga, tetapi sebaiknya kamu memilih credit card yang memberikan fasilitas ini.

Lini kredit bebas bunga memungkinkan perusahaan kamu untuk meminjam dana tanpa dikenakan bunga dalam periode yang disepakati, memberikan fleksibilitas tambahan dalam pengelolaan arus kas.

5. Fleksibilitas dalam Transaksi Internasional

Credit card yang kamu pilih pastikan memiliki fitur multi-mata uang. Fitur ini memudahkan pembayaran di berbagai negara dengan biaya yang terjangkau, sehingga perusahaan kamu bisa berhemat ketika harus melakukan transaksi dengan vendor dari luar negeri ataupun untuk memenuhi kebutuhan selama perjalanan bisnis internasional.

6. Perlindungan Keamanan

Salah satu fitur utama dari CCC adalah autentikasi dua faktor (2FA), yang menambah lapisan perlindungan ekstra pada setiap transaksi, mencegah akses tidak sah oleh pihak ketiga.

Selain itu, enkripsi data tingkat tinggi digunakan untuk melindungi informasi sensitif perusahaan dan karyawan dari ancaman peretasan atau pencurian data.

CCC yang aman juga menyediakan fitur pemantauan transaksi secara otomatis, di mana setiap transaksi akan dipantau secara real-time oleh sistem yang dapat mendeteksi aktivitas mencurigakan.

Jika ada transaksi yang dianggap berisiko atau tidak biasa, perusahaan akan segera mendapatkan notifikasi untuk memverifikasi keabsahan transaksi tersebut.

Dengan semua fitur canggih dan layanan pelanggan yang proaktif, Corporate Credit Card yang kamu pilih sesuai dan memenuhi kebutuhan perusahaan.